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  會議 議程
   
 
  發布日期:2010年01月05日 瀏覽( )次

     顧名思義,議程即是會議的程序表。議程所涵蓋的除了足以實現會議目的各種議案之外,尚包括與會者姓名、會議時間以及會議地點等項目。


      主席在編排議程的時候,最好能遵守以下兩個原則:
     (1)按照議案的輕重緩急編排處理的先后次序,這即是說越緊要的事項越應排在議程的前端處理,越不緊要的事項則越應排在議程的后端處理。這樣做的一個好處便是:就算在預定的會議時間內無法將全部議案處理完畢,但起碼較緊要的議案已被處理過。那些較不緊要的議案,則可另擇時間處理,或是并入下次會議中再予處理。


     (2)每一個議案應預估所需的處理時間并明白地標示出來。假如能這樣做,則主席可讓某些人只參與與他們有關的某些特定議案的討論。這即是說,假如議程中明示幾點幾分到幾點幾分被分配于探討某一議案,則主席可以故意讓某些人遲到(即令某些人在涉及他們的議案被討論之前幾分鐘才進入會場),也可以故意讓某些人早退(即令某些人在涉及他們的議案被討論過之后離開會場)。這樣做,顯然可以節省與會者的時間。不過,會場的秩序將不免受到干擾。因此,主席只能有限度地容許遲到或早退。
     有些主管在主持會議時并不準備議程,這是一種很壞的習慣。議程不僅能夠規范會議的內容,而且也足以約束溝通的次序與溝通的節奏。一旦會議欠缺議程,則會議的內容勢必不確定,溝通的次序勢必雜亂,溝通的節奏勢必太快或太慢?;瘓浠八?,欠缺議程的會議是注定不具實效的。為了改變這種不良的習慣,每一個機構都應考慮采取政策性聲明,嚴格要求擬妥議程之后才準許開會。
     為讓與會者對會議及早作準備--包括心理準備及實質準備--議程應隨會議通知事先發給與會者。
     雖然并非所有會議都需要正式的議程,但是與會者至少應當事前有所了解,以便做好準備。議事日程是受到尊重還是被忽視,這與管理部門對它的利用程度是成正比的。
     但書面的議程有另一個重要好處:會議領導者將集會的目標寫成書面的議程,有助于會議目的的具體化。這樣,議程就能使會議按照既定軌道進行,讓主持人能集中他的精力去處理參加會議人員彼此之間的相互影響。


     擬定議程的責任通常落在會議領導人的肩上。但是,人們一般對他們參加創造的事情才愿意予以支持。提前參與能使那些參加會議的人依照擬定的議程把問題看得更清楚。下面是可能有助于鼓勵與會者參加的一些建議:
     (1)對將要討論的問題要求及早思考。
     ①對問題的解決或處理,有哪些看起來是行得通的?
     ②哪些是顯而易見的危險?
     ③所要討論的問題其最后結果可能意味著什么?


     (2)如果時間允許,把參加會議者的建議合并到暫定議程里,提前分發,以征求補充意見。


     (3)提前向與會者簡明介紹會議的目的,并要求他們做一些具體工作,例如抽樣調查員工意見,匯集統計數字,或搜集背景資料。


     會議常因野心過大的計劃而在一開始就注定失敗。下面是制定實際可行的目標的一些建議:
     (4)可能的話,把議程的話題限制在同一個主題范圍內。這有助于從容進行,同時使必須參加企業會議的人數減到最少。假如議程中有不同主題,可以分別安排為兩個小會進行。


     (5)假如這些主題之間沒有關系,要力求少安排一些話題。因為要使與會者從他很感興趣的問題轉到興趣不高的問題上,而又始終全神貫注,是很困難的。


     (6)設法將議程話題限制為一個主要的討論項目,輔之以不需大量準備的次要項目。


     (7)不把某些特殊的(有勢力的)管理人員的心愛項目列入議程。


     (8)提前分發每一項議程話題的附件,以節省開會時間。這樣就可以確定:每一項拿到會上討論的話題在會前都已向與會者簡明介紹。這是一種利用以前會議記錄實際可行的方法。


     (9)在議程上要表明會議開多長時間。與會者知道會議不允許超過時間,就會更加積極。


     (10)對那些非常有爭議的、極為復雜的或小組完全不熟悉的話題,要安排充分的時間。


     (11)要記住注意力的持續時間是有限度的。對一位實業家來說,有效的會議一般持續一個小時,當會議進行了一個半小時,就接近效果遞減的臨界線了。


     (12)假如會議必需開到兩小時以上,應安排中間休息時間。


     (13)假如可能,要留出會后交談和娛樂的時間。

 
 
2017年04月12日
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