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  如何成功舉辦商務洽談會?
   
 
  發布日期:2010年01月05日 瀏覽( )次

  根據商務洽談舉行的地點的不同,可以將它分為客座洽談、主座洽談、客主座輪流洽談以及第三地點洽談??妥⑻?,即在洽談對手所在地進行的洽談。主座洽談,即在我方所在地進行的洽談??橢髯至髑⑻?,即在洽談雙方所在地輪流進行的洽談。第三地點洽談,即在不屬于洽談雙方任何一方的地點所進行的洽談。
  以上四種洽談會地點的確定,應通過各方協商而定。倘若我方擔任東道主,出面安排洽談,一定要在各方面打好禮儀這張“王牌”。人們常說:“禮多人不怪”,其實在洽談會中,又何嘗不是如此呢?!在洽談會的臺前幕后,恰如其分地運用禮儀,迎送、款等、照顧對手,都可以贏得信賴,獲得理解與尊重。在這個意義上,完全可以說在洽談會上主隨客便,主應客求,與以“禮”服務實際上是一回事。

  在洽談會上,如果我方身為東道主,那么不僅應當布置好洽談廳的環境,預備好相關的用品,而且應當特別重視禮儀性很強的座次問題。

  只有在某些小規模洽談會或預備性洽談會的進行過程中,座次問題才可以不必拘泥。在舉行正式洽談會時,則對它不能不予以重視。因為它既是洽談者對規范的尊重,也是洽談者給予對手的禮遇。
  
  舉行雙邊洽談時,應使用長桌子或橢圓形桌子。賓主應分坐于桌子兩側。若桌子橫放,則面對正門的一方為上,應屬于客方;肯對正門的一方為下,應屬主方。若桌子豎放,則應以進門的方向為準,右側為上,屬于客方;左側為下,屬于主方。

  在進行洽談時,各方的主談人員應在自己的一方居中而坐。其余人員則應遵循右高左低的原則,依照職位的高低自近而遠地分別在主談人員的兩側變坐。假如需要譯員,則應安排其就座于僅次主談人員的位置,即主談人員之右。

  舉行多邊洽談時,為了避免失禮,按照國際慣例,一般均以圓桌為洽談桌來舉行“圓桌會議”。這樣一來,尊卑的界限就被淡化了。即便如此,在具體就座時,依舊講究有關各方的與會人員盡量同時入場,同時就座。至少,主方人員也不應在客方人員之前就座。

  在洽談的一般過程中,雙方人員的態度、心理、方式、手法等等,無不對洽談構成重大的影響。
  
  商務禮儀規定,商界人士在參加洽談會時,首先要更新意識,樹立正確的指導思想,并且以此來指導自己的洽談表現。這就是所謂洽談的方針。談判方針的核心,依舊是一如既往地要求洽談者在莊嚴肅穆、劍拔弩張地洽談會上,以禮待人,尊重別人,理解別人。具體來說,它又分為以下六點:
  
  洽談的第一點方針,是要禮敬對手。禮敬對手,就是要求洽談者在洽談會的整個過程中,要排除一切干擾,始終如一地對自己的洽談對手講究禮貌,時時、處處、事事表現得對對方不失真誠的敬意。

  在洽談過程上,不管發生了什么情況,都始終堅持禮敬對手,無疑能給對方留下良好的印象,而且在今后的進一步商務交往中,還能發揮潛移默化的功效,即所謂“你敬我一尺,我敬你一丈”。
  
  調查結果表明,在洽談會中,能夠面帶微笑、態度友好、語言文明禮貌、舉止彬彬有禮的人,有助于消除對手的反感、漠視和抵觸心理。在洽談桌上,保持“紳士風度”或“淑女風范”,有助于贏得對手的尊重與好感。

  與此相反,假如在洽談的過程中,舉止粗魯、態度刁蠻、表情冷漠、語言失禮,不知道尊重和體諒對手,則會大大加強對方的防衛性和攻擊性,無形之中傷害或得罪對方,為自己不自覺地增添了阻力和障礙。

  洽談的第二點方針,是要依法辦事。在商務洽談中,利益是各方關注的核心。對任何一方來說,大家講究的都是“趨利避害”。在不得已的情況下,則會“兩利相權取其大,兩害相權取其輕”。雖則如此,商界人士在洽談會上,既要為利益而爭,更需謹記依法辦事。

  所謂在商務洽談中應當依法辦事,是要求商務人員自覺地樹立法制思想,在洽談的全部過程中,提倡法律至尊。洽談者所進行的一切活動,都必須依照國家的法律辦事,惟其如此,才能確保通過洽談所獲得的既得利益。法盲作風、僥幸心理、鋌而走險、目無法紀、都只會害人、害己,得不償失。

  有一些人在實踐中,喜歡在洽談中附加人情世故。它如果是指注重處理與對手的人際關系,爭取促進雙方之間的理解與尊重,那么則是正確的。假若指的是要在洽談中搞“人情公關”,即對對方吹吹打打,與對手稱兄道弟,向對方施之以小恩小惠,則是非常錯誤的。實際上,這是小農意識在作怪,而且無濟于事。因為人情歸人情,生意歸生意,任何有經驗的商界人士,都是不會在洽談會上讓情感戰勝理智的。在洽談中,過多地附加人情,甚至以為此重點,實在是誤入歧途。說到底,犯了這種錯誤的人,是沒有法制觀念,而且不懂得應當怎樣做生意。

  洽談的第三點方針,是要平等協商。洽談是什么?洽談就是有關各方在合理、合法的情況下,進行討價還價。由此可見,洽談實際上是觀點各異的各方經過種種努力,從而達成某種程度上的共識或一致的過程?;謊災?,洽談只會進行于觀點各異的有關各方之間,所以假如離開了平等協商,成功的洽談便難于設想。 
  在洽談中要堅持平等協商,重要的是要注意兩個方面的問題:一方面,是要求洽談各方在地位上要平等一致、相互尊重。不允許仗勢壓人、以大欺小。如果在談判的一開始有關各方在地位上便不平等,那么是很難達成讓各方心悅誠服的協議的;另一方面,則是要求洽談各方在洽談中要通過協商,即相互商量,求得諒解,而不是通過強制、欺騙,來達成一致。

  在洽談會上,要做到平等協商,就要以理服人。要進行洽談,就要講道理。要以理評理、無理找理、說理堅持一成不變。這樣的話,就容易“自成一說”,說服對方。

  洽談的第四點方針,是要求同存異。有一位馳名世界的談判大師說過:“所謂洽談,就是一連串的不斷地要求和一個又一個不斷地妥協。”他的這句大白話,肯定會有助于商界人士深化對洽談本質的理解。

  在任何一次正常的洽談中,都沒有絕對的勝利者和絕對的失敗者。相反,有關各方通過洽談,多多少少都會獲得或維護自身的利益,也就是說,大家在某種程序上達到了妥協,彼此都“山重水復疑無路,柳暗花明又一村。”

  有經驗的商務人員都清楚,有關各方既然同意坐下來進行洽談,那么在洽談桌上,就絕對不可以堅持“一口價”,一成不變,一意孤行。否則就是作繭自縛、自欺人人。原因十分簡單,在洽談桌上,有關的一切議題,都是大可一談的。

  在洽談會上,妥協是通過有關各方的相互讓步來實現的。所謂相互讓步,意即有關各方均有所退讓。但是這種相互讓步,讓不等于有關各方的對待讓步。在實踐中,真正的對等讓步,總是難以作出的。在洽談會上所達到的妥協,對當事的有關各方只要公平、合理、自愿,只要盡最大程序維護或爭取了各自的利益,就是可以接受的。

  洽談的第五點方針,是要互利互惠。上述之所以反復地強調:最理想的洽談結局,是有關各方達成了大家都能夠接受的妥協。說到底,就是要使有關各方通過洽談,都能夠互利互惠。

  在商務交往中,洽談一直被視為一種合作或為合作而進行的準備。因此一場商務談判的最圓滿的結局,應當是洽談的所有參與方,都能各取所需,都取得了一定成功,獲得了更大的利益。也就是說,商務洽談首先是講究利益均沾、共同勝利的。如果把商務洽談視之為“一次性買賣”,主張贏得越多越好,甚至要與對手拼個“你死我活”,爭取以自己的大獲全勝和對手的徹底失敗,來作為洽談會的最終結果,則必將危及與對方的進一步合作,并且使社會上對己方產生“心狠手辣”、“不能容人”的惡劣印象。

  因此,商務人員在參加洽談會時,必須爭取的結局應當是既利己,又利人的。現代的商界社會,最講究的是伙伴、對手之間同舟共濟。既要講競爭,又要講合作。自己所獲利的利益,不應當建立在有害對手或伙伴的基礎上,而是應當彼此兩利。對于這種商界的公德,商務人員在洽談中務必應當遵守。

  洽談的第六點方針,是要人事分開。在洽談會上,洽談者在處理己方與對手之間的相互關系時,必須要作到人與事分離,各自分別而論。

  在洽談中,要將對手的人與事分開,是要求商界人士與對方相處時,務必要切記朋友歸朋友、洽談歸洽談,對于二者之間的界限不能混淆。

  正確的認識,是應當在洽談桌上,大家彼此對既定的目標都志在必得、義不容情。因此,既不能指望對手之中的老朋友能夠“不忘舊情”,良心發現,對自己“手下留情”,或是“里通外國”,也不要責怪對方“見利忘義”,“不夠朋友”、對自己“太黑”。

  業已明言:商務洽談并不是一場你死我活的人與人的戰爭,因此商務人員對它應當就事論事,不要讓自己對洽談對手主觀上的好惡,來妨礙自己解決現實問題。

  商界人士在洽談會上,應當理解洽談對手的處境,不要對對方提出不切實際的要求,或是一廂情愿地渴望對方向自己施舍或回報感情。

  同理,商界人士在洽談會上,對“事”要嚴肅,對“人”要友好。對“事”不可以不爭,對“人”不可以不敬。不然的話,商務人員要是在商務洽談中“小不忍則亂大謀”,那可就怪不得旁人了。
  
  在商界,有一句行話,叫作“君子求財不求氣”。它再次告誡各位:意氣用事,在商務交往中的任何場合,其中自然也包括洽談會在內,都是弊大于利的。

  商界同時還流行著另外一句名言,叫作“君子愛財,取之有道”。將其應用于洽談之中,也是合情合理的。它告訴商界人士,要想在商務洽談之中盡可能地維護己方的利益,減少己方的損失,就應當在洽談的方針、策略、技巧上下功夫,從而名正言順地在洽談會上獲得成功。要是心思用到了其他地方,甚至指望以見不得陽光的邪門歪道出奇制勝,不得癡心妄想,便是自欺欺人。

 
 
2017年04月12日
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